Współpraca z kontrahentami
Podejście PGE do budowania partnerstwa biznesowego określa Kodeks etyki Grupy Kapitałowej PGE. Na jego podstawie powstał Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE. Do znajomości i przestrzegania tego dokumentu zobowiązany jest każdy kontrahent współpracujący z Grupą PGE.
Kodeks Postępowania Dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE
Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych spółek Grupy Kapitałowej PGE, określa oczekiwania wobec partnerów biznesowych w zakresie poszanowania praw człowieka, warunków pracy, ochrony środowiska oraz uczciwości w prowadzonej działalności biznesowej, w tym w szczególności w zakresie przeciwdziałania korupcji i innym nadużyciom, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zgodności z przepisami podatkowymi.
W Kodeksie przywołane są także wymogi powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności praw pracowniczych, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, prawa ochrony konkurencji oraz ochrony środowiska.
Dodatkowo w kodeksie uwzględnione zostały wymogi wynikające z wytycznych „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie” oraz wewnętrzne zasady obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE, między innymi w zakresie polityki upominkowej oraz możliwości zgłaszania ewentualnych naruszeń.
Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE został przyjęty na poziomie najwyższej kadry zarządzającej uchwałami zarządów poszczególnych spółek Grupy.
Zachowanie zasad ładu korporacyjnego w procesie zakupowym
Dzięki ciągłemu wspieraniu i edukowaniu pracowników Grupy PGE oraz doskonaleniu procesu zakupowego, PGE rozwija swój łańcuch wartości w sposób zrównoważony.
Postępowania zakupowe przygotowywane i prowadzone są
z poszanowaniem zasad proporcjonalności, przejrzystości, celowości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców przy zachowaniu interesu Grupy PGE. Czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania zakupowego wykonują osoby, które zapewniają bezstronność i obiektywizm. Każda z tych osób zobowiązana jest do zadeklarowania, że nie pozostaje
w konflikcie interesu i nie łączą jej z partnerami relacje, mogące wpływać na decyzję co do wyboru ostatecznej oferty.
Ważną częścią systemowego podejścia do procesu zakupowego jest, m.in. wymóg stosowania klauzul dotyczących np. zatrudniania na podstawie umowy o pracę w umowach z kontrahentami uwzględniających specyfikę niektórych zamówień takich jak: ochrona, usługi sprzątania czy usługi remontowo-budowlane. Wymóg zatrudniania pracowników na umowę o pracę stanowi wyraz zagwarantowania pracownikom realizującym na rzecz Grupy Kapitałowej PGE zamówień, kluczowych praw pracowniczych, a w szczególności ochrony wynikającej z powszechnie obowiązującego prawa.
Warunkiem rozpoczęcia współpracy partnera z Grupą PGE jest jego weryfikacja, w ramach której uwzględniane są aspekty niezalegania wykonawcy z opłatami wynikającymi z prawa (ZUS, podatki), posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia, pozwoleń, certyfikatów, a także m.in. identyfikacja beneficjenta rzeczywistego czy weryfikacja kontrahenta na krajowych oraz europejskich listach osób i podmiotów objętych sankcjami, wobec których stosowane są środki, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Grupa Kapitałowa PGE minimalizuje ryzyka w odniesieniu do sankcji podmiotowych i przedmiotowych nakładanych na Rosję w wyniku konfliktu zbrojnego w Ukrainie poprzez dokonywanie weryfikacji kontrahentów oraz przedmiotu umowy w celu dochowania należytej staranności za pomocą opracowanego mechanizmu weryfikacyjnego. Stworzone w tym celu wytyczne obejmują procesy zakupowe oraz procesy tworzenia relacji biznesowych, w tym zawierania umów. Obowiązują one we wszystkich spółkach Grupy PGE i stanowią podstawę do uczciwego, rzetelnego i bezpiecznego nawiązywania współpracy z kontrahentami. Cykliczne działania, w postaci szkoleń pracowniczych, monitorowania uwarunkowań prawnych, wprowadzania jednolitych standardów i schematów postępowań w Grupie PGE stanowią podstawę dochowania należytej staranności.
W PGE S.A. przeprowadzono w 2023 roku szkolenia dla wybranych grup pracowników odnośnie do weryfikacji kontrahentów na listach sankcyjnych. Szkolenia odbywały się w formie on-line.
Ujednolicony proces zakupowy w Grupie PGE
Standardy w procesie planowania i dokonywania zakupów oraz wybór kontrahentów określa Procedura Ogólna Zakupów Grupy Kapitałowej PGE. Dzięki niej proces zakupowy w Grupie PGE jest ujednolicony. Niektóre spółki zobowiązane są ponadto do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Zestaw rekomendowanych postaw i zasad, jakimi powinni kierować się pracownicy oraz potencjalni partnerzy biznesowi podczas przetargów określają Dobre Praktyki Zakupowe, opracowane w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej), przywołujące, m.in. obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE zasady antykorupcyjne. Jedną z zasad jest zasada: „zero upominków”, którą objęci są pracownicy inicjujący proces zakupowy (składający wniosek zakupowy), członkowie komisji i wszystkie osoby biorące udział w procesie oraz osoby realizujące umowy, zawarte w wyniku procesu zakupowego.
W toku procesu zakupowego wykonawcy informowani są także o konieczności zapoznania się z Regulaminem Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE. W dokumencie określone są zasady oraz tryb korzystania z systemu, zasady składania ofert oraz innych dokumentów w postępowaniach zakupowych. Wsparciem dla wykonawców są również:
- Szczegółowa Instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE,
- Niezbędnik Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE dla Wykonawców.
Przed ostateczną decyzją wyboru kontrahenta, dokonywana jest odpowiednia analiza i ocena dokumentów, czy dostawca spełnia wymagania określone w danym postępowaniu.
Wspólny system zakupowy dla spółek z Grupy PGE
System Zakupowy Grupy Kapitałowej PGE (SWPP) obecnie używany jest przez ponad 8 tyś. pracowników Grupy PGE. W 2023 roku do grona spółek mających dostęp do systemu zakupowego dołączyła PGE PAK Energia Jądrowa SA.
W 2023 roku uruchomiono proces wdrożenia Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE w spółkach z segmentu Energetyki Kolejowej. Uruchomienie systemu w tych spółkach planowane jest na początek 2024 roku. System jest odpowiedzią na wyzwania rynku i zmieniające się przepisy prawa – w szczególności dotyczące elektronizacji zamówień publicznych. Korzystanie z platformy do elektronicznej obsługi procesów zakupowych zapewnia transparentność, bezpieczeństwo, a przy tym konkurencyjność.
W ramach Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE funkcjonuje Help Desk dla wykonawców. Konsultanci Help Desk świadczą wsparcie w zakresie technicznym, m.in.: podczas rejestracji i logowania do systemu zakupowego, nawigacji po nim, jak i po Platformie OnePlace, na której rejestrują się potencjalni wykonawcy, którzy chcą brać udział w postępowaniach. Konsultanci zapewniają też pomoc techniczną przy uczestnictwie w aukcjach elektronicznych.
Wdrożenie systemu zakupowego wpłynęło na optymalizację kosztów, a także na wzrost automatyzacji procesów zakupowych.
15
liczba spółek w Grupie PGE, w których wdrożono System Zakupowy
8 493
liczba uczestników – na poziomie Grupy PGE
17 747
liczba postępowań zakupowych w 2023 roku – na poziomie Grupy PGE
18,7 mld PLN
wartość szacunkowa wszczętych w 2023 roku postępowań zakupowych na poziomie Grupy PGE
7 154
wykonawców złożyło oferty w Systemie Zakupowym Grupy Kapitałowej PGE w postępowaniach zakupowych prowadzonych w 2023 roku przez Grupę PGE