Dbałość o wysokie standardy
W Grupie PGE buduje się świadomość pracowników w zakresie obowiązującego prawa, regulacji i standardów wewnętrznych. Każdy zobowiązany jest do znajomości bieżących przepisów i umów regulujących codzienne obowiązki na stanowisku pracy. Za działanie zgodnie z prawem, regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w spółkach Grupy PGE oraz standardami etycznymi opisanymi w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej PGE odpowiada każdy pracownik.
Rolą bezpośrednich przełożonych jest nadzorowanie pracy podległych pracowników ww. kwestiach. Regulacje wewnętrzne obowiązujące zarówno w PGE S.A., jak i w całej Grupie PGE są na bieżąco monitorowane, aby zapewnić zgodność z prawem. W przypadku zmiany prawa, która ma wpływ na treść regulacji wewnętrznej – właściciel zobowiązany jest do jej nowelizacji. Prowadzone działania komunikacyjne, a także szkolenia mają na celu budowanie i zwiększanie świadomości o konieczności regularnej aktualizacji wiedzy o obowiązującym prawie.
Jak zarządzamy Compliance
W Grupie PGE na bieżąco prowadzona jest komunikacja dotycząca zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i standardów etycznych. Treść Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, jak i pozostałych polityk obszaru Compliance, dostępna jest dla pracowników, partnerów biznesowych i innych interesariuszy – w języku polskim i angielskim – na stronie internetowej www.gkpge.pl oraz na stronach poszczególnych spółek Grupy PGE. W każdej ze spółek dostępne są materiały informacyjne, w tym plakaty, informujące o wartościach i zasadach wraz z informacją o kanałach do zgłaszania niezgodności.
Pełna treść polityk:
- Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE,
- Polityki antykorupcyjnej Grupy Kapitałowej PGE,
- Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE,
- Polityki Różnorodności w Grupy Kapitałowej PGE.
dostępna jest na stronach:
https://www.gkpge.pl/grupa-pge/o-grupie/compliance (w języku polskim)
https://www.gkpge.pl/en/pge-group/about-group/compliance (w języku angielskim)
Oprócz kodeksów i polityk przyjęto także regulacje, definiujące sposób organizacji działania systemu zarządzania zgodnością w Grupie PGE. Są to:
- Regulamin Zarządzania Zgodnością (Compliance) w Grupie Kapitałowej PGE, określający zasady zarządzania zgodnością w Grupie PGE i odpowiedzialności,
- Procedura Ogólna – Zarządzanie zgodnością (Compliance) w Grupie Kapitałowej PGE,
- Procedura Ogólna – Zgłaszanie i postępowanie ze zgłoszeniami incydentów niezgodności w Grupie PGE oraz ochrona Sygnalistów. Procedura szczegółowo określa zasady postępowania ze zgłoszeniami informacji o podejrzeniu lub wystąpieniu Incydentów niezgodności, które mają miejsce w spółkach Grupy Kapitałowej PGE. Więcej na temat mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości znajdziesz w rozdziale Prawa Człowieka.
Komunikacja zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i standardów etycznych
Działania komunikacyjne są jednym z narzędzi edukowania pracowników. Rozwijanie świadomości o tym, jakie znaczenie ma uczciwe działanie dla budowania wartości organizacji i dla realizacji jej celów biznesowych, sprzyja późniejszym wyborom pracowników. Dzięki swojej wiedzy uwzględniają oni w codziennych działaniach i decyzjach, elementy związane nie tylko z przestrzeganiem prawa, ale także z normami etycznymi.
Niezwykle istotna tutaj jest rola menedżerów, jako liderów prezentujących poprzez swoje zachowania, decyzje i postawy działania zgodne z wartościami i zasadami określonymi w Kodeksie etyki oraz Polityce antykorupcyjnej GK PGE, z promowaniem ich wśród swoich pracowników.
Działania komunikacyjne związane z obszarem Compliance prowadzone są w Grupie Kapitałowej PGE od 2016 roku, czyli od przyjęcia Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE. W 2023 roku działania komunikacyjne obejmowały swoim zakresem takie przedsięwzięcia jak: informacje w intranecie, na temat m.in. międzynarodowych obchodów Światowego Dnia Uczciwości, czy Międzynarodowego Dnia Przeciwdziałania Korupcji, artykuły w magazynie (miesięczniku) Pod Parasolem kierowanym do pracowników Grupy Kapitałowej PGE, kampanie informacyjne z wykorzystaniem filmów, webinarów czy wywiadów.
W 2023 roku działania komunikacyjne przeprowadzone w Grupie Kapitałowej PGE skupiały się na tematyce:
Przestrzegania prawa (w tym reżimu sankcyjnego, o czym mowa poniżej)
Roli menedżera w zachowaniu zgodności organizacji
Budowania kultury organizacyjnej opartej o uczciwe działanie
Roli sygnalisty i konieczności reagowania na sytuacje niewłaściwych zachowań
Unikania konfliktu interesów
Zagadnieniach związanych ze współpracą z partnerami biznesowymi (badanie partnerów biznesowych czy konieczność uwzględniania klauzul compliance w umowach)
Znaczną część uwagi poświęcono także dalszemu budowaniu kultury organizacyjnej sprzyjającej zachowaniu zgodności, będącej podstawą compliance – kultury opartej na uczciwości (integrity) oraz nastawionej na otwartą komunikację i reagowanie (kultura speak-up).
Z uwagi na trwającą wojnę na Ukrainie w działaniach komunikacyjnych duży nacisk kładziony był na kwestie dotyczące sankcji nałożonych na Rosję, których przestrzeganie przez spółki Grupy Kapitałowej PGE stanowiło istotny obszar zapewnienia zgodności.
Obowiązek przestrzegania przepisów prawa i aktów wewnętrznych jest nałożony na każdego pracownika, jednak w celu budowania świadomości i mitygowania ryzyka wystąpienia ewentualnych niezgodności, w Grupie PGE funkcjonuje kilka narzędzi ułatwiających pracownikom dochowanie należytej staranności i przestrzeganie prawa w codziennej pracy.
Jednym z nich jest Informator Prawny, przygotowywany w cyklach miesięcznych w PGE S.A., który poświęcony jest zmieniającym się aktom prawa powszechnego, istotnym z punktu widzenia działalności spółek Grupy PG. Informator jest przekazywany do wybranych spółek Grupy Kapitałowej PGE w celu zapewnienia dostępu do informacji o zmianach prawa oraz zapewnienia zgodności.
Na bieżąco prowadzony jest cykl spotkań dotyczących najważniejszych zmian w obszarze regulacji krajowych i międzynarodowych, na których również przekazywane są informacje o poszczególnych etapach toczącego się procesu legislacyjnego.
Bieżące działania w obszarze Compliance w Grupie PGE
Celem obszaru compliance jest wsparcie zarządów spółek Grupy Kapitałowej PGE we wdrożeniu jednolitych zasad działania w Grupie Kapitałowej PGE, w wyniku których kultura organizacyjna wspiera przestrzeganie prawa i zasad etycznych oraz działań zgodnych z zasadami zrównoważonego biznesu.
Cel ten jest realizowany poprzez:
Wsparcie realizacji strategii Grupy PGE z uwzględnieniem obowiązujących przepisów
i regulacji wewnętrznych
Prowadzenie edukacji poprzez szkolenia i działania komunikacyjne, dot. zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i regulacji wewnętrznych w zakresie ładu korporacyjnego oraz postawy uczciwości
Wsparcie wdrażania przejrzystych procesów, zapewniających możliwość identyfikowania, wyjaśniania
i niezwłocznego usuwania niezgodności i naruszeń zasad
i działań zapobiegających ich powstawaniu w przyszłości
Minimalizację ryzyk niezgodności, które mogą skutkować poniesieniem kar, sankcjami, czy utratą reputacji
i wiarygodności w wyniku niedostosowania do przepisów
i norm, usankcjonowanych prawnie lub będących najlepszymi praktykami
w obszarze
W 2023 roku Departament Compliance PGE S.A. w zakresie realizacji procesu zarządzania zgodnością (compliance) kontynuował i udoskonalał dotychczasową praktykę działania w postaci prowadzenia cyklicznych szkoleń z Kodeksu etyki GK PGE i regulacji antykorupcyjnych oraz komunikacji compliance, a także realizacji podstawowych zadań procesu tj. identyfikacji przepisów prawa i regulacji, identyfikacji i oceny ryzyk w obszarze compliance, oceny zgodności oraz cyklicznego raportowania.
Szkolenia realizowane przez obszar Compliance są stałym i istotnym elementem procesu zapewniania zgodności.
Mają one na celu, m.in. należyte poinformowanie pracowników oraz innych osób o obowiązujących regulacjach oraz praktycznych przykładach ich zastosowania. Szkolenia skupiają się na wspieraniu kultury etycznej w organizacji poprzez wskazywanie oraz promowanie właściwych postaw i zachowań w odniesieniu do otoczenia, w którym spółka funkcjonuje i specyfiki organizacji. Szkolenia realizowane są przez wyznaczonych pracowników, na bazie spójnych dla Grupy PGE materiałów, z uwzględnieniem praktycznych przykładów.
Efektywność tych działań jest na bieżąco poddawana ocenie oraz w miarę potrzeb doskonalona. W roku 2023 kontynuowany był bieżący monitoring realizacji działań następczych po przeprowadzonych postępowaniach wyjaśniających i monitoringach compliance.
W poszczególnych spółkach Grupy Kapitałowej PGE dokonano Ocen Zgodności w zakresie: realizowania procesu zarządzania zgodnością (Compliance), zasad uczciwego biznesu i etyki, działań opartych na szacunku (prawa człowieka i prawa pracownika), ochrony danych osobowych, przeciwdziałania korupcji, przeciwdziałania konfliktowi interesów, relacji z partnerami biznesowymi, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML/CFT).
W wybranych spółkach Grupy Kapitałowej PGE w ocenie zgodności badano także stosowanie zasad uczciwej konkurencji oraz kwestie dotyczące ochrony konsumenta.
W odpowiedzi na potrzeby Grupy w 2023 roku w ramach obszaru compliance podjęto także nowe działania w postaci:
- wdrożenia raportowania kar i sankcji nałożonych na spółki lub członków organów spółek i związanego z nim monitorowania działań następczych,
- opracowania raportu spełniania minimalnych gwarancji w zakresie przestrzegania praw człowieka, praw pracownika i ochrony środowiska,
- przyjęcia Polityki Praw Człowieka,
- dostosowania treści Kodeksu etyki GK PGE i Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek GK PGE do standardów ESG,
- potwierdzania przeszkolenia członków zespołów projektowych z zakresu kodeksu etyki i regulacji antykorupcyjnych,
- w związku z rozszerzeniem zakresu działalności PGE S.A. o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wdrożenie wymaganych prawem regulacji z zakresu AML.
Od 1 lipca 2023 roku w wyniku centralizacji usług księgowych w GK PGE, PGE S.A. rozpoczęła działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i w związku z tym uzyskała status instytucji obowiązanej w rozumieniu przepisów Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 roku. W celu zapewnienia zgodności działalności PGE S.A. z przepisami Ustawy oraz wdrożenia systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (AML/CFT), 1 czerwca 2023 roku powołane zostało Biuro ds. AML. Jego zadaniem jest m.in. opracowywanie i aktualizacja wewnętrznych regulacji oraz wytycznych dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Biuro nadzoruje również ich realizację przez inne komórki w PGE S.A. dedykowane do wykonywania czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Biuro ds. AML prowadzi także kontrole, monitoruje wykonanie zaleceń pokontrolnych i poaudytowych, opracowuje i aktualizuje oceny ryzyka, opracowuje materiały szkoleniowe oraz prowadzi szkolenia w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w PGE S.A.
System zarządzania zgodnością jest stale doskonalony. W 2023 roku ujednolicono podejście do sposobu wdrożenia tego systemu w spółkach projektowych oraz aktualizowano wytyczne Centrum Korporacyjnego (PGE S.A.) dotyczące struktur Compliance, m.in. pod kątem wymagań w zakresie kompetencji koordynatorów compliance oraz unikania konfliktu interesów w związku z realizacją obowiązków koordynatora.
W 2023 roku PGE jako partner strategiczny wsparł organizację wydarzenia „Compliance and Integrity Days”.
Przedstawiciel PGE przeprowadził także wykład w panelu plenarnym dotyczący najlepszych praktyk związanych z prowadzeniem działań edukacyjnych z zakresu Compliance w grupie kapitałowej, a także wziął udział w panelu dyskusyjnym na temat prowadzenia postępowań wyjaśniających.